Leitung Verwaltung & interne Organisation (m/w/d)

Wir sind ITB! Unsere Mission? Mit einem dynamischen Team von 75 talentierten Experten revolutionieren wir seit 1996 die Welt des Produktdatenmanagements. Bei uns sind Kunden nicht nur Kunden, sondern Partner auf Augenhöhe. Als Team arbeiten wir selbstverständlich auch auf Augenhöhe, mit Leidenschaft und einem hohen Qualitätsanspruch in allem, was wir machen. Zu unserer Mission gehören auch Menschlichkeit, Vertrauen und Spaß an der Arbeit – bei uns arbeiten Menschen, keine Maschinen.

Als Leitung Verwaltung & interne Organisation (m/w/d) übernimmst Du eine zentrale Steuerungs- und Vertrauensposition innerhalb der ITB. Du führst unser Verwaltungsteam und verantwortest kaufmännische, organisatorische und infrastrukturelle Themen rund um interne Verwaltung, Gebäudethemen, Fuhrpark und Dienstleisterkoordination.

Dabei bist Du wichtige Ansprechperson für interne und externe Stakeholder – von Geschäftsführung, Mitarbeitenden und IT bis hin zu Steuerberatung, Lohnbuchhaltung, Dienstleistern und weiteren Partnern. Du bündelst Anforderungen, setzt Prioritäten, hältst Themen verbindlich nach und sorgst dafür, dass unsere internen Abläufe zuverlässig, diskret und vorausschauend funktionieren.

Leitung Verwaltung & interne Organisation (m/w/d)

Kamp-Lintfort

Full-time employee

Deine Aufgaben

Fachliche und organisatorische Leitung unserer internen Verwaltung mit aktuell vier Mitarbeitenden
Steuerung und Weiterentwicklung administrativer, kaufmännischer und organisatorischer Abläufe im Tagesgeschäft
Zentrale Schnittstelle zur Geschäftsführung, Steuerberatung, Lohnbuchhaltung sowie zu internen und externen Ansprechpartnern
Verantwortung für Büroorganisation, Gebäudethemen, Fuhrpark und interne Infrastruktur
Koordination interner Abläufe in den Bereichen Reinigung, Gartenpflege und Facility Management
Sicherstellung sauberer Kundenabrechnungen sowie strukturierter Dokumenten-, Fristen- und Vorgangsablagen
Erstellung, Pflege und Prüfung von Übersichten, Auswertungen und Abrechnungsgrundlagen, insbesondere in Excel

Das macht Dich aus

Erfahrung in der Verwaltung, kaufmännischen Administration, Büroorganisation oder in einer vergleichbaren Position
Erste oder bereits fundierte Erfahrung in der Führung oder Koordination eines kleinen Teams
Sehr strukturierte, sorgfältige und zuverlässige Arbeitsweise mit einem hohen Anspruch an Ordnung und Nachvollziehbarkeit
Ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein sowie ein sicherer und diskreter Umgang mit vertraulichen Informationen
Sehr gute Excel-Kenntnisse und ein sicherer Umgang mit Listen, Auswertungen, Abrechnungen und kaufmännischen Übersichten
Gutes Verständnis für kaufmännische Abläufe, interne Prozesse, Fristen und organisatorische Zusammenhänge
Vorausschauende Arbeitsweise, klare Prioritätensetzung und der Blick für das, was als Nächstes wichtig wird
Freundliche, verbindliche und lösungsorientierte Kommunikation – intern wie extern

Was wir Dir bieten

Gestaltungsspielraum: Eine zentrale Rolle mit Verantwortung, Vertrauen und der Möglichkeit, interne Abläufe aktiv weiterzuentwickeln
Optimale Work-Life Balance: Flexibles Modell der Arbeitszeit, Remote-Arbeit, Überstundenkonto zum Abfeiern oder Auszahlen, individuelle Gestaltungsmöglichkeiten
Standort Kamp-Lintfort: Modernster Arbeitsplatz, lichtdurchflutetes Gebäude im Naturschutzgebiet, in 5 Minuten auf der A57 und A42
Starke Zusammenarbeit: Kurze Entscheidungswege, direkter Austausch mit der Geschäftsführung und ein Verwaltungsteam, das gemeinsam anpackt
Gaumenfreude: Genieße 1x in der Woche ein kostenloses, frisch zubereitetes Mittagessen von unserer Köchin
Zwischenmenschlichkeit: Offene Feedbackkultur, kooperatives Miteinander, Duz-Kultur, wöchentlicher Mittagstisch, Teamevents, Weihnachtsfeiern, Sommerfeste
Weiterentwicklung: Weiterbildungen, interne Schulungen und die Möglichkeit, fachlich wie persönlich weiterzuwachsen
Gutes Gewissen: Klimabewusst, sozial engagiert und gesundheitsbewusst – zum Beispiel mit JobRad, Corporate Benefits und betrieblicher Altersvorsorge

Wie Du Dich bewirbst

Wir freuen uns auf Deine aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen unter Angabe Deiner Gehaltsvorstellung und Deines frühestmöglichen Eintrittstermins. Ein separates Anschreiben ist nicht notwendig!

Innerhalb von zwei Werktagen nach Bewerbungseingang erhältst Du eine Antwort auf Deine Bewerbung. Bei einer positiven Rückmeldung bieten wir Dir innerhalb von fünf Werktagen das erste Gespräch an.

Wir sind stolz auf unsere Mission – bist Du dabei?

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